Det senaste året har varit en lärorik period för mig. Våren 2013 blev jag tillfrågad om jag kunde tänka mig att ta en större roll i utvecklingsarbetet av det system som Uppsala Akademiförvaltning beställt av Uppsala universitet för att hantera ansökningsprocessen av stipendier. Projektet hade redan pågått i ett drygt halvår och jag hade varit med från början som webbdesigner och användbarhetsexpert. När projektledaren nu skulle gå på mammaledighet och projektet skulle få en ny projektledare, som redan hade för mycket att göra, så fick jag chansen att ta rollen som projektledarassistent.

På intet sätt är jag fullärd och en del saker hade jag absolut gjort annorlunda om jag fick chansen att göra det igen, men några saker har jag ändå lärt mig och här kommer ett urval.

Hitta sin plats

Ens uppgifter i rollen som projektledare kan självklart variera från projekt till projekt och från team till team men en av de viktigare uppgifterna oavsett projekt och team tycker jag är att se till att övriga teammedlemmar har de bästa förutsättningarna för att göra ett bra jobb. Utvecklarna ska kunna arbeta utan att störas av problem som inte är direkt relaterade till hens aktuella uppgift, vilket bland annat innebär att input från beställare/produktägare och andra aktörer i första hand ska gå via projektledaren eller någon annan som kan filtrera önskemål och synpunkter och sedan paketera dessa på ett strukturerat sätt till utvecklare, designers eller vem det nu må vara. Att jobba nära kunden är viktigt men att problemlösare får fokusera på problemlösningen är viktigare.

Kunna hantera det oväntade

Att ”förutse det oförutsedda” är knivigt men vad man kan göra är:

1. Ha rutiner för att mäta projektets framfart för att så tidigt som möjligt upptäcka om projektet inte går som vi tänkt oss.

2. Ha rutiner för att hantera oväntade händelser. Med en organisation som har drygt 500 år på nacken så fanns gott om rutiner. Visserligen fanns inte IT-avdelningen med från start men jag upplevde ändå att man var väl förberedd när ”kriser” inträffade. Vem som ska underrättas i olika situationer och vad man har för resurser att ta in när det oväntade händer är bra att känna till – innan det händer. ”Vad gör vi om det visar sig att projektet växer?”, ”Hur hanterar vi att en nödvändig kompetens plötsligt försvinner?” etc.

Ha en god relation till sin kund

I svåra tider sätts ens relationer på sin spets så att ha en god relation till sin kund kan därför vara bra den dag något går åt pipan. Därmed inte sagt att man ska låta sig utnyttjas, men tydlig kommunikation och att alla är överens om vad som ska göras är A och O för ett lyckat arbete.